어떤 기능인가요?
학년부, 교과부처럼 학교 안 부서 단위로 선생님들끼리 공지와 자료를 나누는 공간입니다. 단체 메신저에서 흘러가 버리는 공지와 파일을 한곳에 모아 둘 수 있습니다.
단체방과 가장 다른 점은 "누가 읽었는지"가 보인다는 것입니다. 중요한 공지를 필독으로 올리면 아직 안 보신 분이 누구인지 알 수 있어 "공지 보셨어요?"를 다시 묻지 않아도 됩니다.
인터넷 연결이 필요한 기능입니다. 쌤핀의 다른 기능과 달리 오프라인에서는 열리지 않습니다.
실험실 기능입니다. 설정 > 실험실 기능 에서 켜야 사이드바에 메뉴가 나타납니다.
부서를 만들고 사람을 모으기
- 1설정 > 실험실 기능 에서 "온라인 교무실"을 켜고 저장합니다.
- 2사이드바에서 온라인 교무실을 엽니다.
- 3부서 만들기를 눌러 이름과 한 줄 소개를 적습니다. 만든 분이 관리자가 됩니다.
- 4초대 탭에서 초대 코드와 링크를 발급합니다. 만료일을 정할 수 있고 QR로도 띄울 수 있습니다.
- 5코드나 링크를 받은 선생님이 초대 코드로 참여에 코드를 넣습니다.
- 6참여하시는 분은 Google 로그인으로 본인 확인을 거칩니다. 링크가 새어 나가도 아무나 들어올 수 없습니다.
관리자 선생님은 Google 연결이 필요합니다
자료실과 갤러리에 올라오는 파일은 부서 관리자 선생님의 Google Drive에 보관됩니다. 그래서 관리자 선생님이 부서 설정에서 Google을 연결해 두셔야 자료실이 열립니다.
연결이 끊기면 새 자료를 올리지 못하는 것뿐 아니라 이미 올라온 자료도 부서 전체가 열 수 없게 됩니다. 다만 전에 내려받아 보신 자료는 그때 그 버전 그대로 계속 열립니다. 그때 받은 열람 권한이 남아 있기 때문입니다. 그 뒤에 누군가 새 버전을 올린 자료는 다시 열람 권한을 받아야 하므로, 관리자 선생님이 Google 로그인을 다시 해주셔야 열립니다. 이럴 때는 관리자 선생님이 쌤핀에서 Google 로그인을 다시 해주시면 됩니다.
관리자 선생님의 Drive 용량을 함께 씁니다
부서 자료는 관리자 선생님의 개인 Google Drive(보통 15GB)에 쌓입니다. 멤버 선생님들이 올린 파일도 마찬가지입니다. Drive가 가득 차면 자료실이 멈추는 것은 물론이고 그 선생님의 지메일 수신과 쌤핀 동기화까지 함께 멈추므로, 자료실 화면에 늘 보이는 사용량을 살펴봐 주세요. 80%가 되면 알려 드립니다.
부서 안의 공간 꾸미기
부서 안에는 게시판, 자료실, 토론방, 갤러리, 회의록을 원하는 만큼 만들 수 있습니다. 관리자 선생님이 공간 관리에서 추가하고 이름을 바꿉니다.
이름은 부서에서 실제로 부르는 말로 바꾸시면 됩니다. 예를 들어 자료실을 "공문 보관함", 갤러리를 "체육대회 사진"으로.
게시판과 자료실은 부서에 하나는 있어야 해서 마지막 하나는 지울 수 없습니다. 이름은 바꿀 수 있습니다.
자료실 — 파일 안 내용까지 찾기
한글, 워드, 엑셀, PDF는 앱 안에서 내용을 미리 볼 수 있고, 파일 이름뿐 아니라 그 안에 적힌 문장으로도 찾을 수 있습니다. "제목만 봐서는 뭔지 모르는 한글 파일"이 쌓여도 찾을 수 있게 하려는 것입니다.
같은 문서의 새 판을 올리면 이전 판이 접혀 들어갑니다. "계획서_최종_최종2_진짜최종"처럼 파일이 늘어나지 않고, 이전 판도 Drive에 그대로 남아 되돌릴 수 있습니다.
파일 하나는 200MB까지 올릴 수 있습니다.
파일 속 글자가 한 벌 더 만들어집니다
내용까지 검색되게 하려고, 파일을 올릴 때 선생님 컴퓨터 안에서 글자를 뽑아 원본과 같은 Drive에 함께 올립니다. 그리고 검색을 위해 그 글자가 같은 부서 선생님들의 컴퓨터로 내려받아집니다. 학생 이름이 담긴 문서를 올리시면 그 내용이 부서 선생님들 컴퓨터에도 남게 되므로, 올리실 자료를 미리 살펴봐 주세요. 자세한 내용은 개인정보처리방침 제11조에 있습니다.
토론방과 회의록
토론방에는 "이거 어떻게 할까요"를 안건으로 올리고 찬성·반대·기권을 모읍니다. 기권도 고를 수 있어서, 아직 판단을 미루신 분과 아예 안 보신 분이 구분됩니다.
마음이 바뀌면 다시 고르시면 됩니다. 마감하면 더 이상 뜻을 낼 수 없습니다.
회의록은 안건, 논의, 결정사항을 나눠 적습니다. 목록에서 접혀 있어도 결정사항은 보이므로 "그때 뭘로 정했더라"를 찾기 쉽습니다.
제출 과제 — 누가 냈는지 한눈에
"2학기 수행평가 계획을 과목별로 내주세요"처럼 여러 분이 각자 내야 하는 일을 모아 보는 곳입니다. 마감일과 제출하실 분들을 걸어두면 진행률이 7 / 12 처럼 보입니다.
부장 선생님이 아니어도 만들 수 있습니다. 교과 간사, 학년 담당, 행사 담당 누구나 "이거 다들 내주세요"를 띄우실 수 있습니다.
아직 안 내신 분의 이름은 만드신 분과 관리자에게만 보입니다. 다른 분들께는 몇 명 냈는지 숫자와 본인 상태만 보입니다.
종이나 메신저로 받으신 것은 만드신 분이 대신 체크해 두실 수 있습니다. 그래야 현황판이 실제와 맞습니다.
- 1부서 관리자가 공간 추가에서 "제출 과제"를 만듭니다.
- 2제출 과제 만들기를 눌러 이름, 마감일, 제출할 구글 문서 주소, 안내 문구를 적습니다.
- 3제출하실 분들을 부서 멤버에서 고릅니다.
- 4각자 다 내시면 "냈음"을 눌러 표시합니다. 개인 할 일 화면에서도 바로 누를 수 있습니다.
- 5만드신 분과 관리자는 "안 낸 분 보기"로 명단을 확인합니다.
부서를 나가신 분은 빠집니다
제출하실 분 중 부서를 나가신 분이 있으면 진행률 계산에서 빠집니다. 그래야 11 / 12 에서 영영 안 채워지는 일이 없습니다. 명단에서는 "부서를 나간 분"으로 따로 보여 드립니다.
부서 일정과 업무 분담
일정·업무 탭에서 부서 회의나 행사를 적어두면 부서 선생님들이 함께 봅니다.
업무 분담은 누가 무엇을 맡았는지 적는 곳입니다. 끝냄 표시는 맡으신 분과 관리자만 할 수 있습니다. 아직 담당을 안 정한 일도 적어둘 수 있습니다.
표 붙여넣기를 쓰면 일정을 한 번에 여러 건 넣으실 수 있습니다. 한글, 엑셀, 구글 시트 어디서든 표를 복사해 붙여넣으면 됩니다. 날짜 / 내용 / 장소 / 메모 순서로 읽고, 올리기 전에 무엇이 들어갈지 표로 먼저 보여 드립니다.
- 1일정 영역에서 표 붙여넣기를 누릅니다.
- 2한글이나 엑셀에서 표를 복사해 붙여넣습니다. "3월 2일 입학식 체육관" 처럼 칸이 나뉘어 있으면 됩니다.
- 3읽어낸 결과를 표로 확인합니다. 날짜가 아닌 줄(표 머리글 등)은 "읽지 못한 줄"로 알려 드립니다.
- 4맞으면 올리기를 누릅니다.
업무에 인수인계 지식 남기기
2월에 부서가 바뀌면 파일은 넘어가는데 정작 "어떻게 하는지"는 안 넘어갑니다. 업무마다 그걸 적어 두는 칸이 있습니다.
반복되는 업무에는 "매주 금요일 / 주간 출결 통계 정리"처럼 주기와 할 일을 적습니다. 처리 절차에는 순서대로 따라 할 수 있게 적고, 인수인계 메모에는 모르면 사고 나는 주의사항을 적습니다.
자주 쓰는 서식은 업무에 걸어 둘 수 있습니다. 자료실을 뒤지지 않고 그 업무를 열면 바로 나옵니다. 자료실에서 파일을 지우시면 "지워진 파일"로 남아, 없어진 줄 모르고 지나치지 않습니다.
나가거나 내보낼 때
관리자 선생님은 멤버 탭에서 내보낼 수 있습니다. 내보내면 그때까지 열람 권한을 받았던 Drive 파일도 함께 회수되어 더는 열 수 없습니다.
그분이 올린 파일을 함께 지울지는 관리자 선생님이 고릅니다. 기본은 남기기입니다 — 부서 자료는 보통 개인 것이 아니라 업무 산출물이기 때문입니다.